Free Shipping in Bangkok over THB 1,000* Learn more

ทำงานแบบมือโปร ด้วยการจัดระเบียบ Email แบบ Five-Folder-Inbox

ทำงานแบบมือโปร ด้วยการจัดระเบียบ Email แบบ Five-Folder-Inbox   

นับจากวันแรกที่ผู้คนรู้จักการรับส่งอีเมล์ ที่ตอนนั้นอาจจะมีจดหมายเพียงไม่กี่ฉบับใน inbox และยังมีผู้รับไม่มากนัก จนมาถึงทุกวันนี้ที่กล่องจดหมาย inbox ของคุณมีอีเมล์จนล้น แถมยังมีคนที่ต้องติดต่อด้วยอีกมากมายจนบางครั้งอาจจะเกิดความหลงลืมในการเปิดอ่านและส่งอีเมล์สำคัญ ดังนั้น จึงต้องมีวิธีจัดการอีเมล์ที่แสนยุ่งยากทั้งหลายเหล่านี้ให้กลายเป็นเรื่องง่ายและสะดวกสบายขึ้น ไม่ต้องพลาดอีเมล์ที่สำคัญๆอีกต่อไป

วิธีการจัดการอีเมล์แบบ Five-Folder-Inbox  ของบริษัท Fast Company  เป็นวิธีการที่ถูกนำเสนอขึ้นมาให้กับผู้ใช้งานอีเมล์ ด้วยการจัดหัวข้อ email ออกเป็นหมวดหมู่ตามหัวข้อ อย่างเช่น (นำเสนองาน, Power Point Presentatio to Boss), งานด่วน (วันนี้,สัปดาห์นี้,เดือนนี้,เตือนความจำ,FYI) เป็นต้น ซึ่งจะทำให้คุณสามารถจัดการงานต่างๆได้ดีขึ้น

เพื่อให้เห็นตัวอย่างที่ชัดเจน Fast Company ได้แสดงวิธีการของ Five-Folder-Inbox  เพื่อการใช้งานที่ง่ายขึ้นดังต่อไปนี้

  1. Inbox: เป็นส่วนที่ใช้เป็นหลัก อีเมล์ที่เข้ามาในส่วน inbox นี้ไม่ควรอยู่นานเกินไป เพราะเป็นส่วนที่คุณจะต้องรีบจัดการย้ายไปอยู่โฟลเดอร์อื่นตามหมวดหมู่ของอีเมล์ ยกเว้นแต่ว่าถ้ามีเมล์ด่วนก็ต้องรีบตอบทันที ไม่ต้องรอย้ายไปโฟลเดอร์อื่น
  2. วันนี้ (Today) : เป็นอีเมล์เรื่องที่ต้องจัดการภายในวันนี้
  3. สัปดาห์นี้ (This Week) : เป็นอีเมล์ที่ยังไม่ได้ด่วนมาก หรือต้องใช้ระยะเวลาในการจัดการ ซึ่งต้องเคลียร์ให้เสร็จก่อนวันหยุดสุดสัปดาห์
  4. เดือนนี้/ไตรมาสนี้ (This Month/Quarter) : เป็นอีเมล์งานที่ต้องใช้เวลาจัดการระยะยาว
  5. FYI : รายการอีเมล์ในโฟลเดอร์นี้ส่วนใหญ่เป็นข้อมูล ซึ่งจำเป็นต้องได้รับการอ้างอิงอีเมล์ที่ส่งมาอีกครั้งจากนั้นจึงค่อยเซฟลงในโฟลเดอร์นี้

ด้วยวิธีจัดการอีเมล์แบบ Five-Folder-Inbox  นี้แทนที่จะใช้วิธีการจัดลำดับอีเมล์เรียงตามผู้ส่งหรือหัวข้อ จะทำให้คุณจัดการลำดับความสำคัญของงานได้ดีขึ้น อีกทั้งการจัดอีเมล์ลงใน Folder ยังช่วยให้คุณรู้สึกสบายใจกว่าเดิม เพราะไม่ต้องเห็นกล่อง inbox จำนวนมากที่อาจทำให้หลายคนประสาทเสียเพราะนึกถึงงานที่ต้องทำหลังจากได้รับอีเมล์เหล่านี้ การจัดลำดับอีเมล์ด้วยการสร้าง Folder ตามหัวข้อ Topic แบบเดิมๆ อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาด เช่น คุณอาจหลงลืมอีเมล์งานสำคัญเนื่องจากมันปะปนอยู่กับอีเมล์งานที่ไม่เร่งด่วนอย่างอื่นจำนวนมาก หรือเพลิดเพลินกับการอ่านเมล์จากเพื่อนและครอบครัวจนลืมอ่านอีเมล์นัดหมายประชุม ดังนั้น การจัดการอีเมล์อย่างเป็นระบบ แบบ Five-Folder-Inbox  เป็นสิ่งที่ถูกสร้างมาเพื่อที่คุณจะได้ไม่พลาดสิ่งสำคัญอะไรเลย

อีเมล์จำนวนมหาศาลในกล่อง inbox อาจกลายเป็นสิ่งที่สร้างความเครียดให้กับคนทำงาน แต่เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณรู้วิธีจัดการมันแล้ว จะทำให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพขึ้นมากเลยล่ะ

ที่มา: purewow

Recommended for you

 
get up close & personal with instagram