Free Shipping in Bangkok over THB 1,000* Learn more

ยังเสียเวลากับการประชุมอยู่มั้ย? ลองเปลี่ยนมาใช้เทคนิคนี้สิ

ยังเสียเวลากับการประชุมอยู่มั้ย? ลองเปลี่ยนมาใช้เทคนิคนี้สิ

ไม่เชื่อก็ต้องเชื่อค่ะว่าพนักงานออฟฟิศอย่างเรา ๆ ใช้เวลาประชุมนานมาก โดยสถิติจาก Harvard Businesss Review เผยว่าผู้บริหารระดับสูงนั้นเฉลี่ยแล้วประชุม 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เลยนะคะ มากกว่าครึ่งหนึ่งของชั่วโมงการทำงานต่อสัปดาห์ (40 ชม./สัปดาห์) อีกค่ะ แต่อย่างไรก็ตามโลกนี้ก็ยังไม่สิ้นคนดี Chris Fussell อดีตหน่วย Navy SEAL ได้นำเสนอวิธีเปลี่ยนการประชุมแบบเปลืองเวลาให้เป็นการประชุมแบบมีประสิทธิภาพไว้แล้วในหนังสือ One Mission ซึ่งจะมีวิธีอะไรบ้างไปดูกันค่ะ

เข้าใจวิวัฒนาการของการทำงานก่อน

เหตุผลหนึ่งที่เราต้องประชุมมากขึ้นกว่าเดิมเพราะลักษณะการทำงานนั้นเปลี่ยนไป เราต้องประสานงานกับผู้เชี่ยวชาญด้านต่าง ๆ มากขึ้น ทั้งผู้เชี่ยวชาญศาสตร์ที่มีมาอยู่แล้วในอดีตและผู้เชี่ยวชาญเทคโนโลยีสมัยใหม่เพื่อปรับตัวเข้าหากันและผลิตความคิดสร้างสรรค์ไว้ใช้ในสงครามการตลาด เพราะงั้นอาจพูดได้เลยว่าในสมัยนี้เราต้องการการทำงานแบบเป็นทีมมากขึ้น ขณะที่ความต้องการด้านองค์ความรู้ลดลงเนื่องจากใช้ผู้เชี่ยวชาญทำแทนอยู่แล้ว

 

เปลี่ยนการทำงานแบบลำดับขั้นมาเป็นการทำงานแบบเครือข่าย

อีกหนึ่งการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในยุคนี้ที่ทำแล้วได้ผลก็คือ การเปลี่ยนการบังคับบัญชาแบบลำดับขั้นมาเป็นแบบเครือข่าย ยกตัวอย่างเช่น ในอดีตนั้นเวลาจะวางแผนกลยุทธ์ทำการตลาดจะต้องเป็นผู้บริหารระดับสูงเท่านั้นที่คิด ส่วนคนที่อยู่ใต้สายบังคับบัญชาก็จะเป็นผู้ดำเนินงานตามแผน พอสัปดาห์หนึ่งผ่านไปก็ค่อยมาตรวจสอบผล แต่ในปัจจุบันนี้ไม่ใช่แค่ผู้อยู่ใต้สายบังคับบัญชาสายใดสายหนึ่งอีกต่อไปแล้ว แต่เป็นหลาย ๆ ทีมซึ่งมาจากแต่ละสายบังคับบัญชาที่ต้องช่วยกัน งานถึงจะสำเร็จ

ประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลกันก่อนแล้วค่อยตัดสินใจ

โดยทั่วไปแล้วเวลาประชุมจะให้คนที่ตำแหน่งสูงสุดกำหนดวาระการประชุมและดำเนินการประชุมนั้น ซึ่ง Chris Fussell ได้บอกเอาไว้ว่ามันใช้ไม่ได้อีกต่อไปแล้ว “โครงสร้างการประชุมมักขึ้นอยู่กับโมเดลแบบทางการเหมือนที่ได้พูดไปนี้ ซึ่งเราต้องปรับใหม่ให้เป็นโมเดลแบบเครือข่าย ที่เป้าหมายไม่ได้เป็นตัวกำหนดการตัดสินใจ แต่เป็นการแบ่งปันข้อมูลต่างหาก แล้วค่อยตัดสินใจและดำเนินงานกันอีกทีในขั้นตอนต่อไป”

 

ร่วมมือกันเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

ทุกบริษัทก็เคยให้ผู้บริหารลำดับสูงเป็นคนวางแผนกลยุทธ์ด้วยกันทั้งนั้น แต่ปัจจุบันนี้ข้อมูลต่าง ๆ หมุนเร็วเปลี่ยนไปทุกนาที การรอผู้มีอำนาจกำหนดว่าต้องทำอะไรนั้นคงไม่ทันต่อการแข่งขันที่เข้มข้นอย่างทุกวันนี้ เพราะงั้นในปัจจุบันบทบาทของผู้นำจึงต้องเปลี่ยนจากการเป็นคนกำหนดกลยุทธ์มาเป็นคนสร้างวัฒนธรรมองค์กร และทำให้คนในองค์กรมีความคล่องตัวในการทำงานมากที่สุด

 

เราอาจสรุปเทคนิคการประชุมให้มีประสิทธิภาพของ Chris Fussell ได้ดังนี้

(1) เน้นการทำงานแบบเป็นทีม

(2) เปลี่ยนโครงสร้างแบบลำดับขั้นมาเป็นแบบเครือข่ายที่ใครก็สามารถช่วยกันร่วมมือได้

(3) ประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลกันก่อนแล้วค่อยตัดสินใจ ไม่ใช่กำหนดเป้าหมายแล้วดำเนินงานเลย

(4) ให้ผู้นำในองค์กรสร้างความคล่องตัวในการทำงานให้มากที่สุด ไม่ใช่ให้ลูกน้องรอคำสั่งเพียงอย่างเดียว

ซึ่งหากองค์กรไหนนำเคล็ดลับ 4 ข้อนี้ไปปรับใช้แล้วล่ะก็ เชื่อว่าการทำงานในบริษัทนั้นต้องดีขึ้นอย่างแน่นอนค่ะ

ที่มา: inc-asean

Recommended for you

 
get up close & personal with instagram